Задачи 2.0

Возможности

Без четкой постановки последовательности задач и планомерной их реализации просто невозможно достигнуть определенного результата. И всем известно, что планирование личных дел ведет к значительному повышению производительности труда. С Задачами 2.0 каждый сотрудник, участник проекта или рабочей группы не только видит, но и сам планирует работу над общим заданием. Более того, сам управляет доступными ему по правам задачами. В итоге, работа всего рабочего коллектива становится эффективней.

Управление задачами группы

Диаграмма Ганта

Представление и планирование задач в режиме диаграммы Ганта - очень удобный функционал. Вы можете выбрать новое представление - «Диаграмма Ганта» - и текущий список задач на портале предстанет перед вами в классическом виде ленточной диаграммы. Популярная столбчатая диаграмма очень наглядно отображает временные рамки задач, причем, в той последовательности, в которой они должны проходить на протяжении проекта.


С диаграммой Ганта вы отслеживаете ход задач на портале, а не только «набрасываете» их в какой-то проект. Взглянув на диаграмму, вы сразу видите сколько всего задач по проекту, сколько из них завершено и сколько находится в работе, какие задачи просрочены. К примеру, можно с помощью фильтра выбрать одну задачу с подзадачами и отобразить ход ее выполнения на диаграмме. Это очень удобно, когда базовая задача очень объемная и у нее несколько исполнителей.

Диаграмма очень информативная. При наведении курсора мыши на ленту отдельной задачи всплывает окно с главной информацией (название, постановщик, ответственный, сроки, статус, приоритет). Полоска задачи подкрашивается в соответствии с ее статусом (выполняется, просрочена, завершена). Отображаются сроки дедлайнов по каждой задаче и «флажки» у тех, что завершились. Ленту удобно прокручивать по временной шкале, просто прижав ее курсором мыши.


Диаграмма «живая» и функциональная. Диаграмма не только иллюстрирует состояние задач по какому-то проекту, но и позволяет ими управлять. У каждой задачи в списке есть свое командное меню, с помощью которого вы просматриваете, редактируете или удаляете задачу, добавляете ей крайний срок или тут же создаете подзадачу. Из того же меню вы можете начать выполнение новой задачи, отклонить или приостановить ее, добавить в план рабочего дня, возобновить завершенную, делегировать ее коллеге, принять у подчиненного и выполнять другие доступные действия. Из всплывающего окошка с информацией о задаче вы переходите к просмотру подробностей и можете сразу же изменить все в задаче.
С диаграммой Ганта вы в полном смысле этого слова управляете задачами. Причем многое делаете визуально - перетаскиваете мышью сроки начала и конца выполняющихся задач. Точно так же прижимаете мышью и перемещаете во времени полоску дедлайна. При этом вы видите всю «картину» - состояние задач по проекту. Допустим, в проект добавляется новая задача - вы тут же задаете ей свои временные рамки, форсируете затянувшиеся задачи, уменьшая им крайние сроки. Или «оттягиваете» по срокам задачи, которые могут подождать.

Вы перебрасываете подчиненных с одной задачи на другую, отдаете задачи в другие рабочие группы, останавливаете или возобновляете задачи - и все это мгновенно отображается на экране. Вы принимаете решения и планируете работу по проекту, глядя на этот экран с полосками задач - вот в чем главное преимущество классической диаграммы Ганта в реализации «1С-Битрикс: Корпоративный портал 11.0».

Вложенные задачи

Объемные задачи вы можете распределять между сотрудниками, таким образом повышая слаженность групповой работы. Как это сделать? Ставим одну большую общую задачу и разбиваем ее на подзадачи. Каждой из этих подзадач назначаем отдельных ответственных и выставляем в задачах свои атрибуты - сроки, теги и т. п. Назначаем соисполнителей, аудиторов, подгружаем свои файлы и настраиваем индивидуально: включать ли задачу в отчет, может ли ответственный менять сроки задачи, нужно ли контролировать результат и подобное. Вложенность подзадач неограниченна.

Вложенные задачи

Интеграция задач с таймменеджментом

По каждой задаче ведется учет суммарного времени всех исполнителей, которое они затратили на выполнение данной задачи. Учет времени интегрирован с функцией тайменеджмента на портале. Как только ответственный добавляет задачу в план рабочего дня и нажимает кнопку «Начать выполнение», включается счетчик времени по ее выполнению. Как только нажимается кнопка «Завершить», счетчик времени останавливается и в задачу заносится время ее выполнения.


Кроме того, каждый из соисполнителей задачи добавляет в журнал учета свои записи вручную - сколько времени и на что именно он затратил при выполнении данной задачи. По завершении задачи суммируется общее время по всем дням и всем исполнителям (и ручные мини-отчеты, и подсчитанное автоматически) - выводится общая цифра затраченного времени.


Вы легко добавите задачу в план на день. Достаточно выбрать эту команду из меню доступных в задаче - и она появится в списке текущих в таймменеджменте. Вы может сделать это из списка задач, при редактировании или просмотре задачи - везде, где есть командное меню.

Напоминание

Любой участник задачи - от постановщика до наблюдателя - может установить для себя набор напоминаний по задаче. Такой инструмент помогает сотрудникам не забывать о критичных задачах и лучше планировать собственное время. В результате, важная задача будет выполнена в срок, поскольку напоминаний о крайнем сроке по ней можно установить сколько угодно и в произвольном виде.


Например, вы можете установить для себя по задаче такой набор: напомнить о дедлайне за 2 дня по джабберу и за один день по электронной почте. И дополнительно: напомнить в конкретный день и час с выбором даты и времени из календаря.

Копирование задачи

Вы можете создавать новую задачу на основе имеющейся. Эта возможность исключает из процесса рутинный «копипаст» и добавляет удобство в работе. При копировании сохраняются основные параметры задачи - описание, сроки, приоритет и выставленные «флажки» (может ли ответственный менять сроки, нужно ли контролировать результат, включать ли задачу в отчет по эффективности и т.д.).


Как пример, вы можете взять за основу одну из задач, скопировать ее для разных сотрудников, изменить для каждого варианта какие-то параметры задачи, назначить своих наблюдателей, соисполнителей, задать разные сроки и т.д. С помощью инструмента копирования можно создать как самостоятельную, базовую задачу, так и подзадачу, привязанную к одной из существующих задач.

Периодические задачи

Не нужно создавать одну и ту же задачу, допустим, по первым числам каждого месяца, каждый 3-й день рабочей недели или каждую 2 неделю по средам с 12:00 до 17:30. Просто делаете в этой задаче активным блок «Повторять задачу каждый:» - и она автоматически возобновляется в указанное время.

Периодическая задача

Задачи нескольким исполнителям с одним ответственным

В этом типе задач остается неизменной концепция, что за исполнение конкретной задачи должен отвечать один человек. Но вот отдельные ее части - подготовить, скажем, материалы, подгрузить файлы, добавить свои комментарии - могут другие участники. Соисполнители - так они называются в задачах и добавляются точно так же, как и ответственные (выбором из структуры, поиском по сотрудникам или из списка последних добавленных).

Задача нескольким исполнителям

Аудиторы задачи

В задачи добавляется новое понятие - аудиторы. Это те лица, которые имеют доступ к задаче, могут видеть ее ход выполнения и обсуждение, писать комментарии - в общем, каким-то образом отслеживать выполнение задачи и способствовать ее успешному завершению. К примеру, аудитор может расставить приоритеты подзадачам в каком-то сложном деле и распределить их по времени.

Выбор аудиторов

Задачи можно делегировать - назначать ответственными за выполнение других сотрудников. Делегирование возможно в рамках структуры компании - вниз от руководителей подразделений к подчиненным. С этой возможностью руководителям очень удобно распределять задачи, поставленные от других подразделений и руководства компании.


Вам не нужно создавать подзадачу с таким же содержанием для своих подчиненных, и потом, после ее выполнения, закрывать исходную задачу и рапортовать, что она сделана. Задача просто «спускается» вниз по структуре, и сделать это можно сколько угодно раз. При этом все, кто делегирует данную задачу, становятся ее наблюдателями - получают уведомления по задаче, могут комментировать ход ее выполнения, имеют доступ к файлам, подгруженным в задачу и так далее.

Учет прав структуры компании

Вводится учет субординации руководитель/подчиненный. Это заключается не только в том, что руководители видят задачи своих подчиненных, а в самой логике постановки задач. Теперь, если начальник ставит задачу в своем отделе, секторе и т.д., то исполнитель просто не сможет от нее отказаться - задача принимается автоматически. Если же задачи ставятся по горизонтали (сотрудникам других отделов, начальник начальнику и т.д.) или по вертикали, но вверх (задача руководителю или директору), то они, как и прежде, могут быть отклонены.

Теги, дедлайн и контроль

«Проконтролировать результат выполнения». Если стоит «галочка» в задаче, то она закрывается только после подтверждения Постановщиком. То есть исполнитель не может формально закрыть задачу, не выполнив ее, поскольку руководство будет в курсе и проверит результаты. Если задача ставится сотрудником себе самому, то, понятно, что ставить эту «галочку» не нужно.

«Разрешить ответственному менять сроки». Если срок «жесткий» по задаче, то эта «галка», вернее, ее отсутствие, позволяет устанавливать «дедлайн». При наличии этой пометки, исполнитель может сдвигать сроки, как ему будет нужно. Этот признак полезно ставить задачам из серии «на потом», отложенных в «долгий ящик» и т.п.

Теги. При добавлении задачи можно выбрать теги (аналог прежним папкам в задачах). При установленных тегах «узконаправленные» задачи разложатся по «полочкам», не будут засорять общий список задач, и впоследствии будут легко находиться с помощью фильтра по тегам.

Голосование за качество выполнения задачи. Постановщик после завершения задачи может оценить качество выполнения задачи - хорошо она выполнена или нет. И по оценкам в задачах сотрудника можно судить о том, как он относится к работе. 

Постановщик

Не секрет, что руководство чаще всего «раздает» задачи в устном виде. С Задачами 2.0 любой сотрудник - ответственный может просто записать подобную задачу и поставить ее самому себе, но от имени другого лица - постановщика. Выбрать постановщика задачи можно только при создании новой задачи. После этого править задачу сможет только сам постановщик.

Быстрая задача/подзадача

Эта возможность специально добавлена для случаев, когда в проект нужно быстро «набросать» много задач, указав только самые важные параметры: название, важность, сроки, ответственных. К примеру, вам нужно оперативно определиться с общим списком задач и «раздать» их коллегам. Вы создаете много быстрых задач, задавая, скажем, только название задачи и ответственного. При этом после сохранения одной задачи окно для их ввода не закрывается и введенные значения для крайнего срока, ответственного и проекта сохраняются.


Таким образом все быстрые задачи «падают» в один проект. Потом, обсудив все тонкости, вы сможете отредактировать эти задачи и заполнить остальные поля - назначить соисполнителей, пригласить наблюдателей, подгрузить документы и т.д. Точно так же создаются и быстрые подзадачи - одна за другой и действительно быстро.

Шаблоны задач

Часто повторяющиеся, однотипные задачи вы теперь будете добавлять по шаблонам. Для этого достаточно воспользоваться инструментом «Добавить задачу по шаблону» и выбрать один из готовых шаблонов из списка. Новые шаблоны легко добавляются и изменяются в специальном разделе «Мои шаблоны».

История изменений

Все изменения в задаче записываются в историю - таблицу-отчет. Просматривать историю могут сотрудники, имеющие доступ к задаче - постановщик, исполнители, наблюдатели - все участники задачи. Каждое событие в истории датируется, виден автор, где именно произошли изменения (создана задача, статус, комментарий добавлен, передвинут крайний срок и т.д.) и параметры каждого изменения (статус изменился на «Выполняется» или срок передвинут, скажем, с 12 на 13 октября). Прямо из истории вы можете перейти к комментариям или на страницу автора события.

Управление «над порталом»

Создание, просмотр и редактирование задачи теперь идет в отдельном «парящем» окне - над порталом. Это окно очень напоминает слайдер при просмотре фотоальбомов. Задачи можно «прокручивать» вперед/назад и закрывать это окно, нажав на «крестик». Впрочем, старый вариант просмотра задач оставлен - просто откройте задачу в другом окне браузера.

Мне нравится!

И, наконец, вы можете «лайкать» комментарии к задачам. Участникам задачи достаточно нажать кнопку «Мне нравится», чтобы выразить свое отношение, скажем, к дизайнерской задумке. И не нужно писать длинные комментарии.

И еще в задачах:

• Быстрый поиск по задачам доступен прямо с панели инструментов - легко найти задачу по ее имени или ID.
• Задачи группируются по проектам, и добавить задачу в проект можно прямо из списка задач и проектов.
• Список задач экспортируется в таблицу Excel, и его можно распечатать для отчетности и изучения на бумаге.
• В задаче могут принимать участие сторонние пользователи из Экстранета.

Также в задачах можно добавлять комментарии, экспортировать их в MS Excel и Outlook.

Отчет по эффективности

Отчет представляет собой прозрачный для компании инструмент, позволяющий оценить эффективность работы компании на всех уровнях, поскольку формируется для каждого сотрудника, рабочей группы или подразделения. Руководитель, к примеру, может сформировать сводный, суммарный отчет и оценить насколько эффективно работает вся компания, какое-то подразделение в целом, какая-то группа, любой сотрудник в отдельном секторе или проекте. Критерии оценки могут быть разными для каждой компании и даже в разрезе ее подразделений - где-то важны сроки выполнения задач, где-то - их качество, а где-то - количество.

Cтроится отчет на «Задачах для отчета». Оценку сотруднику выставляет ваш прямой либо вышестоящий руководитель. Отчет включает:

• нагрузку (новые задачи, в работе за выбранный период, выполненные за период)
• показатели (сколько просрочено из выполненных, % оцененных руководителем задач из выполненных)
• эффективность (% положительно оцененных руководителем задач из выполненных)

В отчете по эффективности руководитель видит данные по исполнительности сотрудников, отделов и по всей компании. Эффективность определятся по числу выполненных, просроченных задач, а также зависит от оценки задачи руководителем отдела. Каждый сотрудник может посмотреть свои данные по эффективности и сравнить с итоговыми результатами своего отдела.

Отчет по эффективности

Анализ отчета поможет вам оценить «узкие» места в бизнес-процессах, например, определить где задачи выполняются с низким качеством и установить причины этого (провести тренинги в компании, замотивировать сотрудников). И, наоборот, раздать «медали» за хорошую работу - вознаграждения, премии, благодарности. Таким образом отчет позволяет не только контролировать исполнение и достижения организации, но и выявлять те стороны деятельности, которые нуждаются в развитии.

Отчет изменяется в реальном времени, в зависимости от хода выполнения задач. Так, каждый сотрудник на своей персональной странице сразу увидит, сколько всего на нем задач, сколько из них находится в работе, выполняется, принято или просрочено. И каждый сотрудник может сам оценить, насколько эффективно он справляется с работой. И, в зависимости от оценки, то ли просить руководство повысить по службе, то ли, наоборот, отправить на дополнительное обучение и тренинги. Главное то, что сотрудник видит свои показатели, стремится их повышать, понимает, как стать эффективней для компании.

Как видите, в продукте «1С-Битрикс: Корпоративный портал»  применяется либеральный стиль постановки задачи. В его основе – самоорганизация: каждый сотрудник может самостоятельно поставить себе задачу, указав руководителя в «аудиторах», видит свой показатель за отчетный период и стремится повышать эти показатели, быть эффективным, понимая, что нужно компании. С Задачами 2.0, вашей компании будет несложно замотивировать сотрудника работать с задачами на портале и полноценно использовать этот инструмент.

Управление задачами сотрудника		Отчет по эффективности
Управление задачами группы		Вложенные задачи
Копирование задачи		Периодическая задача
Задача нескольким исполнителям		Выбор аудиторов
Теги, дедлайн и контроль		Задача от другого лица
Задачи в диаграмме Ганта		Затраченное время на задачу
Делегирование задачи		Копирование задачи
Добавление задачи по шаблону		Редактирование задачи «над порталом»
Одобряем!