Корпоративный портал ИТ-компании

Краткая информация о клиенте:
FLAMIX.SOFTWARE — модная IT-продакшен студия, которая специализируется исключительно на Front-end и Back-end разработке. Мы не беремся за всё, а делаем то, что умеем лучше всего! Абсолютная вовлеченность и качество — наши главные принципы.
Работаем с 2009 года. Начинали с двух человек: дизайнера и программиста. Работали под брендами xMarkup и TEIL, в 2016 году мы сделали ребрендинг и теперь называемся FLAMIX.
Сегодня в компании занято почти 20 человек которые разделены на 4 команды. Каждый — мастер своего дела.
Есть представительство в России (Москва) и Украине (Львов). Главный офис 79000, Укриана, г. Львов, ул. Тургенева, 73/4-Б
Сдали множество проектов на различных CMS. В наличие компании есть много сертификатов которые подтверждают компетентность и качество нашей работы.

Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент.
До внедрения Битрикс24 в компании не было ресурса документации коммуникации между сотрудниками и клиентами. Работу в ведение проекта вели на бумаге и расчеты вели в Екселе. Было очень трудно все помнить, коммуницировать и считать!
Чтобы закрыть потребность ИТ-компании в максимальной автоматизации бизнес процессов, был выбран Битрикс24 Коробочной версии поскольку требовалось разработать много нестандартного функционала.
Команда FLAMIX полностью погружается в проект, иначе сложно было бы реализовать все этапы так качественно и быстро, как это получается у них.

Процесс внедрения, особенности проекта.
Сроки. Внедрение, разработка и правки подобного функционала заняли 1 год. На данный момент компания автоматизировала 85% бизнес процессов, но работы по улучшению проводятся по сей день.

Кроме автоматизации работы, нужно было вывести ряд ключевых показателей компании и другую важную статистику. В итоге всю работу проделанную можно разделить на следующие блоки:

Управления проектами (позиция заказчика)
- Создание задачи ответственному менеджеру;
- Полное ведения задачи клиентом (переписка, загрузка файлов, контроль сроков и затраченного времени);
- Онлайн пополнения счета (внедрено 4 платежных системы) и история транзакций;
- Автоматический подсчет необходимой суммы для закрытия задачи;
- Просмотр сметы к задаче (на основании потраченного времени разными специалистами);
- Оценка качества обслуживания;
- Возможность онлайн внесения премии к задаче;
- Просмотр актуальных цен на работу (также интегрировано с сайтом);
- Онлайн закрытие задачи;

Управления с нашей стороны практически полностью построено на штатном модуле Задачи и внедрении нескольких простых бизнес процессов (например, автоматический ответ "робота" в задаче, если клиент не получил ответ в течение 5 минут, при этом специалист параллельно получает уведомления на телефон через смс).

Подсчет заработной платы
Поскольку задачи и оплаты происходят онлайн, то и подсчет ЗП исполнителям (включая проджект-менеджера и сейлз-менеджера) также проводит система (на основании алгоритма). Каждый человек в системе в любой момент может увидеть небольшую статистику по себе:
- Заработанные деньги (на основании закрытых задач и премий);
- Выплаченные деньги;
- Среднюю ЗП за 6 месяцев (включая график средних ЗП за 1 год).
- Подробная статистика по каждому клиенту (история транзакций, задач, к-во потраченных денег за 3 месяца и за год);
- ТОП-клиентов;
- Учет всех расходов (включая механизм регулярных трат, например - интернет, уборка и т.д.);
- Замороженные деньги по задачах;
- Прогноз прибыли по активных задачах.

Другая важная статистика:
- Оборот/затраты/прибыль компании в каждом месяце (все считается онлайн);
- Статистика по каждому клиенту (сколько)

Работа с решением. Достигнутые результаты.
- Функциональность задачи и ведение проектов активнее всего используется.
- Пример работы:
Попадает Лид в систему и сразу ставиться задача, и прилетает уведомление что появился Лид и нужно обработать. Дальше менеджер обрабатывает и если клиент уже на этапе заказа, менеджер сбрасывает ссылку на регистрацию на портале компании Flamix(кабинет клиента на коробке, наш функционал). Дальше клиент ставит задачу, а менеджер параллельно заводит проект в систему и создает группу для проекта.
Указывает в системе с какого источника пришёл Лид или кто его привел и указывает кто продал и кто проджект менеджер, чтоб рассчитать зарплату и все проект в роботе. То есть все максимально автоматизировано и не требует много времени и нервов. Также главное это автоматизация создание договоров, счетов, актов и отправка клиенту.
- Настолько хорошо автоматизировали процесс работы что дополнительного специалиста для организации работы не требуется! Теперь все делать Битрикс24!
- Индекс активности по «пульсу» в год составляет 162 000.
- Проводили обучение и сложности были, но они скорей в привыкание сотрудников к системе!

Преимущества от внедрения
- Все проекты ведет 2 менеджера (раньше вели 4);
- Бухгалтера взяли на аутсорс ( ранее был человек в штате ), система сама считает сколько должен заплатить заказчик и сколько выплатить исполнителю;
- Есть вся необходимая статистика;
- Уровень удовлетворенности клиентов выросла ( за счет убирания "испорченного телефона" в связке клиент -> менеджер -> исполнитель )
- Практически убрали неинтересные рутинные задачи.

Пример использования системы в рабочих ситуациях конкретного отдела/департамента.
Технический отдел:
Все разработчики работают через задачи, а именно в задачи присутствует заказчик и проджект менеджер которые все рабочие моменты обсуждают в задачах, чтоб сохранить переписку и в любой момент ознакомиться с важной информацией.
Задачи поставлены со сроком исполнения, чек-листами, то есть максимально заполнено для понимая всех сторон.
Таким образом работать очень удобно как разработчикам так и заказчику где все видят сколько задач, когда дед лайн и статус важности в исполнение!

Заказчик остался очень доволен и очень был благодарен.
Контакты заказчика +380934861765 Владимир