Планируем совещание и бронируем переговорку

Продолжим набор примеров/случаев из жизни обычной организации, когда использование Корпоративного портала позволит существенно сэкономить время и повысить эффективность работы компании.
Как один из самых живых примеров, с которым, я думаю, все знакомы – можно рассмотреть проведение совещаний/встреч с коллегами.

Скажите, сколько раз в месяц вы планируете и проводите совещания или планерки? 3-5-10? Как показывает практика, в зависимости от размера организации это может быть до 15-20 совещаний. И каждое необходимо запланировать, пригласить коллег, выбрать и забронировать место проведения.

Давайте обозначим основные проблемы, с которыми вы можете столкнуться при планировании встречи:
а) коллег (участников совещания) может быть много – надо учесть свободное время каждого
б) если у вас есть переговорка - необходимо оперативно ее забронировать.

Можно пойти привычным путем - по почте или голосом пригласить коллег, так же запросить переговорку и ждать, все ли придут, окажется ли переговорка свободна. В этом случае мы не владеем актуальной информацией в режиме онлайн.

А можно воспользоваться календарем в корпоративном портале, который покажет вам необходимую информацию о занятости каждого сотрудника и даст возможность выбрать удобное для всех время.
Как это выглядит.

Открываем календарь, выбираем дату, нужное нам время, отмечаем нужную нам переговорную.



Далее добавляем участников - коллег.



И переходим в планировщик событий.



Как видно - в эти часы переговорка свободна, но выбранное время пересекается с одним из участников встречи - Тимочкиным Борисом. Можно навести на него мышку или кликнуть на пользователя - вы увидим, что Борис в это время отсутствует в офисе, он в отпуске. Можно не ждать возвращения Бориса, провести обсуждение без него (навести на пользователя и удалить из списка). Или перенести встречу на другое время.

Кстати, цветовые схемы на календаре означают тип отсутствия. По нему можно сразу понять - коллега вне офиса, или просто занят в данный момент. Это удобно.



Когда ваше событие не пересекается с событиями других участников - оно принимает зеленый цвет.



Итак, событие создано, все пользователи получили приглашение и была забронирована переговорная. Мы сэкономили на планировании собрания десятки минут, не отвлекали коллег и не занимали их телефоны. И экономия времени будет тем существеннее, чем больше участников собрания.